Au même titre que les grandes entreprises, les PME ont tout intérêt à automatiser la plupart des tâches du service des ressources humaines. Cela permet non seulement de soulager les collaborateurs impliqués, mais en plus, c’est aussi un excellent moyen de réduire le risque d’erreurs et de complications au cours des processus de traitement. À ce titre, la solution du SIRH est sans doute la plus judicieuse, y compris pour une PME. Cependant, à la différence des grandes sociétés, la mise en place d’un tel projet nécessite une réflexion accrue, en partie pour que le système corresponde aux attentes et besoins de ladite entreprise.
Mais alors, quel logiciel SIRH choisir pour une PME ? Voici quelques conseils pour instaurer la solution la plus efficace possible.
Opter pour des fonctionnalités adaptées aux PME
Cela va de soi, le choix d’un logiciel SIRH adapté aux PME passe avant tout par un état des lieux de ses fonctionnalités. C’est une question d’autant plus importante que la majorité des dirigeants de ce type d’entreprises ont tendance à penser que la solution du SIRH n’est réservée qu’aux structures de plus grande taille. Or, sur le marché des outils SIRH, il est possible de retrouver une multitude de logiciels en tout genre, dont certains tout à fait adaptés aux besoins des PME. À vrai dire, il existe même des logiciels utilisables par les TPE.
Dans le cas d’une PME, un certain nombre de fonctionnalités sont évidemment nécessaires. Cela passe entre autres par tout ce qui concerne la gestion des ressources humaines (recrutement, gestion de la paie, gestion des congés, gestion du remboursement des notes de frais, suivi des carrières, suivi des compétences des salariés et collaborateurs, etc.). En bref, les modules d’un logiciel SIRH pour PME doivent être assez vastes pour tenir compte du quotidien de l’entreprise, mais aussi de celui du management et des différentes équipes.
S’assurer de choisir les bonnes fonctionnalités passe donc par plusieurs questionnements incontournables, qui englobent :
- le secteur de l’activité ;
- le nombre de salariés dans l’entreprise ;
- la composition de l’équipe des ressources humaines ;
- le profil des futurs utilisateurs du logiciel SIRH ;
- le type de tâches à optimiser ;
Dans tous les cas, un outil SIRH se compose généralement de plusieurs modules qui peuvent être ajoutés ou retirés en fonction des besoins.
Vérifier la bonne prise en main du logiciel
La mise en place d’un projet SIRH n’est pas toujours une évidence pour les collaborateurs d’une entreprise, notamment lorsque ces derniers n’ont jamais été confrontés à ce type de système par le passé (comme c’est souvent le cas pour le personnel d’une PME). À ce titre, il est essentiel que l’outil choisi soit facile à prendre en main pour les utilisateurs les plus novices. C’est donc sur les questions d’ergonomie qu’il faut aussi se pencher avant de faire le choix d’un SIRH.
S’assurer de la sécurité des données
En fonction de l’activité de l’entreprise, le logiciel SIRH choisi peut avoir à traiter des données et informations plus ou moins sensibles. C’est pour cette raison que le respect de la confidentialité est primordial. Partant de ce postulat, l’outil doit répondre à la réglementation en matière de stockage et de traitement des données (RGPD, etc.). De même, il doit aussi proposer différents moyens d’authentification, afin de sécuriser l’accès au logiciel si plusieurs collaborateurs de la PME doivent l’utiliser.
N’oubliez pas qu’un bon logiciel reste une aide pour des bons collaborateurs, ce n’est pas parce que vous aurez un bon SIRH que vous n’aurez plus besoin de secrétaires ou de collaborateurs RH.
